Datenschutzschulung für das ganze Gremium

2026-07-31

Datenschutz ist für Betriebsräte kein Randthema mehr. Wer Beschäftigtendaten verarbeitet, digitale Anwendungen einordnen und bei technischen Kontrollmöglichkeiten mitbestimmen soll, braucht dafür belastbares Datenschutz-Grundwissen. Eine betriebsratsspezifische Datenschutzschulung lässt sich deshalb heute deutlich besser als erforderliche Schulung nach § 37 Abs. 6 BetrVG begründen als noch vor einigen Jahren. Maßgeblich sind die ausdrückliche Datenschutzpflicht des Betriebsrats nach § 79a BetrVG und die wachsende Bedeutung digitaler Anwendungen für die Mitbestimmung.

Eine gewöhnliche Fallgestaltung

Im Unternehmen laufen mehrere digitale Projekte. Dem Betriebsrat fehlt es an Datenschutzkompetenz. Das Gremium beschließt deshalb, eine zweitägige Inhouse-Schulung „Grundlagen des Datenschutzes für Betriebsräte“ für alle neun ordentlichen Mitglieder und für drei Ersatzmitglieder durchzuführen.

Der Arbeitgeber lehnt die Schulung ab. Er verweist auf die Kosten, auf insgesamt 24 Freistellungstage und auf den fehlenden allgemeinen Schulungsanspruch für Ersatzmitglieder.

Außerdem verweist der Arbeitgeber auf das interne Schulungssystem. Dort würde alle Beschäftigten bereits Datenschutzgrundlagen lernen. Jährliche Auffrischungen seien vorgesehen. Für Einzelfragen könne sich der Betriebsrat zudem an die betriebliche Datenschutzbeauftragte wenden. Für besondere Fragen reiche eine Spezialschulung für ein einzelnes Gremiumsmitglied aus. Dieses Mitglied könne sein Wissen dann in die Sitzungen einbringen.

Der Betriebsrat widerspricht. Die Schulung vermittle Datenschutz-Grundwissen. Deshalb handele es sich um eine Grundlagenschulung. Die Erforderlichkeit müsse nicht gesondert nachgewiesen werden. An Grundlagenschulungen müssten alle Mitglieder des Gremiums teilnehmen. Der Arbeitgeber bleibt bei seiner Auffassung. Damit stellt sich die Kernfrage, wann Datenschutzwissen für die Arbeit des Betriebsrats erforderlich ist.

Worum geht es rechtlich?

Maßstab ist § 37 Abs. 6 BetrVG. Danach sind Betriebsratsmitglieder für Schulungen freizustellen, wenn die vermittelten Kenntnisse für die Arbeit des Betriebsrats erforderlich sind. Die Kosten trägt der Arbeitgeber nach § 40 Abs. 1 BetrVG.

Nach der ständigen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) sind Kenntnisse erforderlich, wenn sie für die sachgerechte Wahrnehmung der aktuellen oder in naher Zukunft anstehenden Aufgaben des Betriebsrats notwendig sind. Bei erstmals gewählten Betriebsratsmitgliedern braucht die Schulungsbedürftigkeit nicht näher dargelegt zu werden, wenn Grundkenntnisse im Betriebsverfassungsrecht, im allgemeinen Arbeitsrecht oder im Bereich der Arbeitssicherheit und Unfallverhütung vermittelt werden (BAG vom 17.11.2021 – 7 ABR 27/20). Für den Bereich des Datenschutzes liegt eine solche Bewertung bislang noch nicht vor.

Bei der Beurteilung der Erforderlichkeit hat der Betriebsrat einen Spielraum. Er darf die Teilnahme aber nicht für erforderlich halten, wenn er sich vergleichbare Kenntnisse zumutbar und kostengünstiger auf andere Weise verschaffen kann. Mehrere gleichwertige Schulungen muss er kostenbewusst auswählen.

Eine gesonderte Grenze gilt bei Ersatzmitgliedern. Sie haben keinen pauschalen Schulungsanspruch. Nach § 25 BetrVG rücken sie nur nach, wenn ein ordentliches Mitglied ausscheidet oder zeitweilig verhindert ist. Eine Schulung von Ersatzmitgliedern kommt deshalb nur in Betracht, wenn ein häufiger oder längerfristiger Einsatz konkret zu erwarten ist.

Datenschutzrechtlicher Rahmen

Seit der Einfügung des § 79a BetrVG 2021 ist ausdrücklich geregelt, dass der Betriebsrat bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die Vorschriften über den Datenschutz einzuhalten hat. Soweit der Betriebsrat in seiner Zuständigkeit personenbezogene Daten verarbeitet, ist der Arbeitgeber datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Arbeitgeber und Betriebsrat unterstützen sich gegenseitig bei der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften. Damit ist Datenschutz für den Betriebsrat eine eigene Rechtspflicht und kein bloßes Zusatzthema. Wer diese Pflichten im Gremium erfüllen soll, muss die Grundregeln kennen und praktisch anwenden können.

Das zeigt sich auch in der BAG-Rechtsprechung. Datenschutz muss in der täglichen Betriebsratsarbeit praktisch organisiert werden. Es geht um Zugriffsrechte, Schutzmaßnahmen im Betriebsratsbüro, Löschkonzepte, sichere Datenverarbeitung und den Umgang mit sensiblen Beschäftigtendaten (BAG vom 09.04.2019 - 1 ABR 51/17 und vom 09.05.2023 - 1 ABR 14/22).

Erforderlichkeit von Datenschutzschulungen

Datenschutzkenntnisse sind deshalb als erforderliches Grundwissen einzuordnen. Fragen der Digitalisierung der Arbeitswelt sind danach erforderliches Grundwissen (Fitting, 33. Aufl. 2026, § 37, Rn. 144). Dazu zählen Kenntnisse zu Hard- und Software, technischen Überwachungs- und Kontrollmöglichkeiten, IT-Anwendungen und den damit verbundenen datenschutzrechtlichen Fragestellungen, auch im Kontext des § 79a BetrVG. Dies gilt gleichermaßen zu Fragen der mit der Digitalisierung der Arbeitswelt verbundenen Auswirkungen auf die Arbeitnehmenden, insbesondere auch im Hinblick auf die Beteiligungsrechte des Betriebsrates nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (Fitting, 33. Aufl. 2026, § 37, Rn. 152).

Das gilt erst recht bei KI-gestützten Anwendungen. Auch dort muss der Betriebsrat verstehen, welche Beschäftigtendaten verarbeitet werden, welche Auswertungen möglich sind und ob Mitbestimmungsrechte berührt sind.

Gerade weil jedes Mitglied an Beratung und Beschlussfassung beteiligt ist, reicht es bei solchem Grundwissen nicht aus, nur ein einzelnes Mitglied zu schulen.

Übertragen auf den geschilderten Fall ist eine Inhouse-Schulung für alle neun ordentlichen Mitglieder erforderlich, wenn die Inhalte tatsächlich betriebsratsspezifisches Grundwissen vermitteln. Erfasst sind insbesondere § 79a BetrVG, die datenschutzkonforme Verarbeitung im Betriebsratsbüro, der Umgang mit sensiblen Beschäftigtendaten, Zugriffs- und Löschkonzepte sowie der Bezug zu digitalen Anwendungen und zu § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Damit lassen sich auch die beiden zentralen Einwände des Arbeitgebers beantworten. Der Hinweis des Arbeitgebers auf das interne Pflichttraining für alle Beschäftigten trägt nicht. Ein allgemeines Mitarbeitenden-Training zum Datenschutz und die Möglichkeit, Einzelfragen an die Datenschutzbeauftragte zu richten, sind regelmäßig nicht gleichwertig mit einer strukturierten BR-spezifischen Schulung zu § 79a BetrVG, zur eigenen Datenverarbeitung des Gremiums und zu Mitbestimmungsfragen bei digitalen Anwendungen.

Auch das Argument des Arbeitgebers, ein einzelnes Gremiumsmitglied könne Spezialwissen erwerben und dann im Gremium weitergeben, greift nicht. Diese Überlegung passt zu Spezialwissen, aber nicht zum Grundwissen, das jedes ordentliche Mitglied für die laufende Gremienarbeit selbst beherrschen muss.

Typische Fehler in der Praxis

Entscheidend ist, dass der Betriebsrat seinen Beschluss sauber fasst. Die Seminarbeschreibung sollte nicht pauschal gehalten werden. Ein Beschluss über „Grundlagen des Datenschutzes für Betriebsräte“ ist deutlich besser als ein Beschluss nur zu „Datenschutz“. Gleichzeitig sollten die Themen beschrieben werden. In den Beschluss gehören der Bezug zu § 79a BetrVG, zur eigenen Datenverarbeitung des Gremiums, zu sensiblen Beschäftigtendaten, zu Zugriffs- und Löschkonzepten und zu digitalen Überwachungssystemen.

Ersatzmitglieder nur bei konkreter Prognose

Ein weiterer häufiger Angriffspunkt ist die Einbeziehung von Ersatzmitgliedern. Sofern Ersatzmitglieder einbezogen werden sollen, muss eine belastbare Prognose vorgelegt werden. Erforderlich sind Angaben z.B. über längere Ausfallzeiten, häufige Verhinderungen, eine besondere Listenlage oder frühere regelmäßige Nachrückfälle. Fehlt das, ist der Beschluss in diesem Punkt angreifbar.

Was heißt das für die Praxis?

Für die neun ordentlichen Mitglieder steht der Betriebsrat gut da. Er sollte seine Begründung nicht nur auf das Etikett „Grundlagenschulung“ stützen, sondern auf die konkrete Aufgabenlage des Gremiums. Tragfähig sind vor allem die Pflicht aus § 79a BetrVG, die eigene Verarbeitung personenbezogener Daten, die Überwachungsaufgabe nach § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG und gem. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG die Mitbestimmung bei digitalen Anwendungen, einschließlich KI-gestützter Systeme, die Verhalten oder Leistung erfassen können. In digitalisierten Betrieben ist das keine Randmaterie mehr.

Zugleich sollte der Betriebsrat die Wirtschaftlichkeit offensiv ansprechen. Ein zweitägiges Inhouse-Seminar für das gesamte ordentliche Gremium kann wirtschaftlicher sein als mehrere externe Einzelentsendungen mit Reise- und Übernachtungskosten. Das BAG verlangt keine billigste Lösung um jeden Preis, sondern eine verhältnismäßige und kostenbewusste Auswahl im Rahmen des Beurteilungsspielraums (zuletzt etwa BAG vom 07.02.2024 – 7 ABR 8/23).

Bei den drei Ersatzmitgliedern sollte das Gremium dagegen nachschärfen oder den Beschluss aufteilen. Gibt es keine belastbare Prognose für häufiges oder längerfristiges Nachrücken, sollte der Betriebsrat die Ersatzmitglieder aus dem Beschluss herausnehmen und zunächst nur die neun ordentlichen Mitglieder entsenden. Sind einzelne Ersatzmitglieder tatsächlich regelmäßig im Einsatz, sollte dies gesondert und konkret begründet werden. Diese Trennung erhöht die Erfolgsaussichten erheblich. Der Beschluss bleibt so auf den rechtlich starken Teil konzentriert und vermeidet eine vermeidbare Angriffsfläche.

Über den Autor

Klaus-Dieter Franzen

Fachanwalt für Arbeitsrecht

Schwerpunkte: Kollektives Arbeitsrecht, Datenschutz und KI
Qualifikation: zertifizierter Datenschutzbeauftragter (DSB)

Ich kümmere mich seit 1996 um Ihr gutes Recht, regional, national und international. Das kollektive Arbeitsrecht, künstliche Intelligenz und der Datenschutz bilden die zentralen Schwerpunkte meiner Tätigkeit, auch als Referent für Betriebsräte und in fachanwaltlichen Fortbildungen.

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